Miten henkilöstöä kannattaa muistaa jouluna?

Henkilöstön muistaminen jouluna on pieni ele, jolla on työyhteisössä kokoaan suurempi vaikutus. Vuoden aikana on painittu kiireen keskellä, selvitty tahmeista maanantaiaamuista, juhlittu onnistuneita asiakaskohtaamisia kahvipöydän ääressä ja jaettu kokemuksia niin työstä kuin siviilielämästä. Jouluna on hyvä hetki vetää henkeä ja sanoa nuo yhdistävät kokemukset ääneen.

Ajatuksella valittu muistaminen ei ole vain paketti työpaikan kuusen alla. Se on tapa kiittää kuluneesta vuodesta, huomioida ihmiset tehdyn työn takana ja vahvistaa tunnetta siitä, että ihan jokainen meidän porukasta on tärkeä osa työyhteisöä.

Tämä artikkeli valottaa, miten muistamista kannattaa lähestyä silloin, kun saajia on yhden sijaan useampia, jopa kymmeniä. Jos etsit valmista ratkaisua etkä vaihtoehtoisia näkökulmia, siirry suoraan joululahjoihin henkilöstölle.

Mitä hyvä henkilöstön joululahja viestii työntekijälle?

Hyvä henkilöstölahja viestii kolmea asiaa: työ on takuulla noteerattu, ihminen on arvokas osa yhteisöä ja arvostus on jotain muuta kuin pakollinen termi kehityskeskustelussa. Nämä kolme elementtiä ovat lahjan varsinainen sisältö. Tuote on vain se muoto, jolla tuo viesti välitetään.

Siksi tämän osion punainen lanka kannattaa pohtia ennen kuin sukeltaa konkreettisten lahjojen loputtomaan valikoimaan. Kun tietää, mitä haluaa lahjan viestittävän saajalleen, valinta helpottuu heti.

Kiitos tehdystä työstä

Joululahja kertoo konkreettisesti, että työntekijöiden panos on huomattu. Kyse ei ole lahjan arvosta vaan eleestä: tämä vuosi vietiin maaliin yhdessä, ja se suoritus on kiitoksen arvoinen.

Vuoden aikana ihmiset tekevät tyypillisesti enemmän kuin tehtävänkuvauksissa lukee. Työarjessa autetaan työkaveria. Venytään ja joustetaan kiireessä. Ratkaistaan asiakkaiden ongelmia. Perehdytetään uusi työntekijä. Työtä, jota ei välttämättä voi mitata numeroilla, ja juuri siksi siitä kannattaa kiittää konkreettisilla asioilla.

Yhteenkuuluvuuden vahvistaminen

Kaikkien samaan aikaan saama muistaminen tekee näkyväksi sen, että kyseessä on tiivis yhteisö. Meidän oma työporukka. Tämä on henkilöstölahjan harvemmin muistettu positiivinen puoli: kun lahjan saa jokainen, se on jo itsessään viesti.

Yhteenkuuluvuus on myös syy siihen, miksi muistamisen ajankohta on hyvä olla sama kaikille. Jos osa saa lahjansa yhteisessä tilaisuudessa ja osa kolme viikkoa myöhemmin, tavoite entistä yhteen hitsautuneemmasta yhteisöstä ei täyty kenties yhtä tehokkaasti.

Arvostuksen näyttäminen käytännössä

Arvostus muuttuu uskottavaksi silloin, kun se näkyy teoissa eikä vain puheissa. Vaikka sanoillakin on suuri merkitys positiivisen palautteen säännöllisessä antamisessa, pieni muistaminen tuo oman mausteensa työyhteisön ilmapiiriin, koska se on kirjaimellisesti jotain kouriin tuntuvaa.

Kun työntekijä kokee olevansa arvostettu, syntyy helpommin tunne siitä, että oma työ takuulla nähdään merkityksellisenä osana kohti yhteistä tavoitetta tahkotessa. Luonteva kiittämisen kulttuuri myös tarttuu: kun hyvä huomataan, samaa positiivista kannustamista on helppo jakaa myös eteenpäin.

Miksi samat henkilöstölahjat eivät välttämättä ilahduta kaikkia?

Sama lahja harvemmin ilahduttaa tasapuolisesti kaikkia, koska työyhteisö on täynnä erilaisia ihmisiä. Tämä lähtökohta on hyvä muistaa miettiessä ratkaisua omalle porukalle.

Työyhteisöt koostuvat erilaisista ihmisistä

Työpaikan ihmisiä ei välttämättä työn lisäksi yhdistä elämäntapa, harrastukset ja muu arjen rytmi. Yksi viettää vapaa-aikansa luonnonhelmassa, toinen palautuu nikkaroimalla kotona, kolmas energisoituu liikunnasta, neljäs rakastaa kokkailua ja viides viihtyy parhaiten leffojen parissa.

Mitä isompi porukka, sitä varmemmin joukossa on joku, jolle täsmävalittu lahja ei napsahda maaliin. Muutaman kymmenen hengen työyhteisössä lienee jo mahdotonta löytää joka ikiselle jäsenelle samaa, jokaisen odotusarvot täyttävää muistamista.

Harrastukset, elämäntilanteet ja kiinnostuksen kohteet vaihtelevat

Elämäntilanne ratkaisee useimmiten lahjan käyttöarvon. Sama tuote voi olla toiselle pieni kaivattu helpotus arkeen ja toiselle turhake, joka ei koskaan päädy käyttöön — riippuen siitä, onko taloudessa lapsia, autoa, saunaa, puutarhaa... tai mitään edellä mainituista.

Siksi mahdollisuus valita itse lahja kiinnostaa yhä useampia työnantajia

Mahdollisuus vaikuttaa omaan lahjaan ratkaisee erilaisten tarpeiden ja mieltymysten haasteen ilman, että sopivan lahjan löytäminen koetaan ylivoimaiseksi urakaksi ja koko ajatus kuihtuu kasaan. Kun työnantaja määrittelee muutaman vaihtoehdon ja työntekijä saa vapaasti valita niistä omansa, lahja tuntuu henkilökohtaisemmalta vaikka budjetti pysyy samana.

Vastaavaa joustavaa ratkaisua kohti moni työnantaja onkin jo siirtynyt. Miten rajattu valikoima kannattaa koota ja mitä siinä on huomioitava, on kerrottu tarkemmin joululahjat henkilöstölle -sivulla.

5 tapaa muistaa henkilöstöä jouluna

Henkilöstöä voi muistaa useammallakin tavalla, ja tapoja voi totta kai myös yhdistellä. Alla viisi vaihtoehtoa, jotka kaikki toimivat koko työporukalle samoin tasavertaisin perustein.

1. Tuotelahja

Tuotelahja on työnantajan valitsema ja hankkima konkreettinen lahja. Se on yleensä se selkein ja suoraviivaisin vaihtoehto.

Tuotelahjan vahvuus on se, että se on helppo tehdä näkyväksi vaikkapa yhteen ennen joulua kokoontumalla. Kääreitä kollegojen kanssa auki repiessä ja rennosti rupatellessa tapahtumasta tulee yhteinen arvokas hetki tavalla, johon kiitokset sähköpostiviestien jne. eivät yllä.

2. Rajattu lahjavalikoima

Rajatussa valikoimassa työnantaja kokoaa ennalta muutaman vaihtoehdon, joista työntekijä valitsee itselleen mieluisan. Päätöksen lahjakattauksesta tekee edelleen työnantaja, mutta valinnan tekee saaja makunsa ja tarpeidensa mukaan.

Vaihtoehtojen mahdollistaminen vastaa haasteeseen, ettei yhteistä, kaikkia miellyttävää lahjaa tahdo millään keksiä. Lahjavalikoiman kohdalla kannattaa olla tarkkana verotuksen kanssa, koska verokohtelu riippuu siitä, kuinka valikoima on rajattu.

3. Yhteinen joulutilaisuus

Koko henkilökunnan yhteinen tilaisuus tuottaa takuulla jotain, johon yksittäisen lahjan on vaikea yltää: yhteisen positiivisen muiston jokaisen osallistuvan puseroon. Pikkujoulut, aamiainen taikka työpäivän päättävä kahvitilaisuus ovat vaivattomia tapoja koota porukka yhteen.

Tilaisuuden miinus työyhteisöstä riippuen on se, että se ei välttämättä tavoita kaikkia. Etätyö, vuorotyö, sairauslomat ja eri paikkakunnilla asuvat kollegat tarkoittavat väistämättä, että osa ei pääse tapahtumasta nauttimaan. Tällöin tilaisuuteen kannattaa yhdistää esimerkiksi virtuaalinen elementti, jota kautta myös poissaolevat kokevat pääsevänsä mukaan tunnelmaan.

4. Hyväntekeväisyyteen ohjattu muistaminen

Osa työnantajista ohjaa lahjabudjetin hyväntekeväisyyteen henkilöstön nimissä. Se on selkeä ele ja usein arvojen mukainen ratkaisu.

Tämä vaihtoehto kannattaa toteuttaa yhdessä eikä kulmahuoneista valmiina annettuna. Kun henkilöstö saa vaikuttaa kohteeseen vaikkapa äänestämällä, muistaminen tuntuu yhteiseltä päätökseltä. Moni myös yhdistää pienen konkreettisen lahjan ja lahjoituksen, jolloin kokonaisuus on taas asteen henkilökohtaisempi.

5. Elämys tai yhteinen aktiviteetti

Elämyslahja on parhaimmillaan ikimuistoinen kokemus tavaran sijaan. Se voi tarkoittaa keilausta, saunailtaa, konserttia tai muuta yhdessä tekemistä. Muistot kulkevat mukanamme pitkään ja tämä toteutustapa sopii kuin nakutettu työyhteisöön, jossa halutaan viihtyä yhdessä rennoissa tunnelmissa.

Elämyksen kanssa kannattaa muistaa sama pointti osallistumisesta kuin joulutilaisuudenkin kanssa - mahdollisimman moni tulisi saada innostumaan mukaan. Kaikki eivät voi tai halua osallistua, ja silloin myös heille voidaan miettiä varasuunnitelma ja vaihtoehtoiset ratkaisut.

Millainen lahja sopii suurelle henkilöstöjoukolle?

Suurelle joukolle sopiva lahja on hyödyllinen, riippumaton mitoista, iästä, sukupuolesta jne. ja käyttökelpoinen mahdollisimman monelle. Kolme ehtoa riittää vaihtoehtojen haarukointiin, ja ne todennäköisesti karsivatkin enemmän kuin budjetti.

Hyödyllinen arjessa

Hyvä henkilöstölahja päätyy käyttöön eikä vaatekaapin perimmäiseen nurkkaan. Tämä on se ominaisuus, joka erottaa osuvan lahjan turhakkeista: arjessa käytössä mukana kulkeva tuote muistuttaa antajastaan pitkään joulun jälkeenkin.

Parhaimmillaan lahja on jotakin, jota ei välttämättä olisi tullut itse hoksattua ostaa, mutta jonka saatuaan ihmettelee, miten ilman sitä on tähän asti pärjättykään.

Ei vaadi kokotietoja

Kokoa vaativat lahjat ovat suurelle joukolle hankalia, koska niistä pitäisi tietää jokaisen mitat ja henkilökohtaiset mieltymykset. Vaatteet ja kengät ovat siksi henkilöstölahjana työläs valinta, vaikka ne muuten passeleita lahjoja olisivatkin.

Sama sääntö koskee kaikkea, mikä vaatii sovittamista tai mitoittamista. Kun lahja toimii ilman tarkkoja henkilökohtaisia tietoja, tilauksen vieminen maaliin on yksi päätös eikä kolmekymmentä.

Sopii mahdollisimman monelle

Mahdollisimman monelle sopiva lahja ei nojaa esimerkiksi harrastuksiin taikka ruokavalioon. Vastaavia asioita saattaa olla mahdotonta tietää koko porukan osalta, joten niistä kumpuava idea tarkoittaa helposti lahjaa, joka jää osalta käyttämättä.

Käytännössä tämä tarkoittaa neutraalimpaa valintaa kuin yhdelle ihmiselle ostettaessa — ja se on usein vallan ok. Henkilöstölahjan ei tarvitse olla persoonallisin, vaan sellainen, joka ei toivottavasti mene hukkaan yhdenkään kollegan kohdalla. Miten tämä kääntyy tuotevalinnaksi, on avattu joululahjat henkilöstölle -kategoriassa.

Lahjakortti vai tuotelahja?

Kysymys lahjakortin ja tuotelahjan välillä ratkeaa useimmiten jo sillä, näettekö toisianne ennen joulua. Kumpikaan ei ole lähtökohtaisesti toinen toistaan parempi, mutta ne toimivat eri tilanteissa.

Milloin tuotelahja toimii paremmin?

Tuotelahja toimii paremmin silloin, kun porukka on koottavissa yhteen ja lahjan on tarkoitus tulla näkyväksi yhteisessä tilaisuudessa. Tuo kimpassa vietetty hetki on olennainen osa lahjaa.

Tuotelahja on myös se vaihtoehto, jossa työnantajan oma ajatus näkyy. Valinta kertoo, että joku on käyttänyt asiaan aikaa ja ajatusta.

Milloin valinnanvapaus on etu?

Valinnanvapaus on etu silloin, kun porukka on hyvin heterogeenistä tai elämäntilanteet ovat hyvin erilaisia. Mitä kirjavampi oma työyhteisö on, sitä osuvampaa on antaa heidän päättää lahjastaan itse.

Valinnanvapaus ei kuitenkaan tarkoita aina lahjakorttia. Rajattu lahjavalikoima tarjoaa saajalle valinnanvapauden, mutta pitää päätöksen repertuaarista työnantajalla. Lahjakortti Kärkkäiselle on aina toimiva vaihtoehto - myös silloin, kun aikataulu ei enää jousta mutkikkaampien ideoiden toteuttamiseen.

Mitä verotuksessa kannattaa huomioida?

Verovapaan henkilöstölahjan kolme ehtoa ovat, että lahja on tavanomainen ja kohtuullinen, että se annetaan koko henkilökunnalle samoin perustein ja että se ei ole rahaa eikä rahaan verrattavaa suoritusta. Nämä ehdot kannattaa käydä läpi ennen tuotevalintaa, koska ne rajaavat vaihtoehdot enemmän kuin budjetti.

Rahan ja lahjan raja on juuri se kohta, jossa lahjakortti vaatii tarkkuutta: vapaasti käytettävä, rahaan rinnastuva kortti on eri asia kuin rajattuun valikoimaan sidottu valintamahdollisuus. Voimassa olevat euromääräiset rajat ja niiden soveltaminen ovat Verohallinnon asia ja ne saattavat muuttua ajan mittaan, joten tarkista ne Verohallinnon ohjeesta henkilökuntaeduista tai kirjanpitäjältäsi. Verotuksen käytännön vaikutus tuotevalintaan on avattu tarkemmin joululahjat henkilöstölle -sivulla.

Tyypillisimmät kompastelut henkilöstölahjojen valinnassa

Henkilöstölahjan tavallisimmat hudit eivät liity tuotteeseen vaan valintaprosessiin. Kolme kompastuskiveä toistuvat, kun prosessi ei mene ihan nappiin.

Lahja valitaan omien mieltymysten perusteella

Yleisin virhe on valita lahja, jonka valitsija itse omaan käyttöön innostuu. Se on inhimillistä ja tapahtuu huomaamatta, koska oma maku tuntuu neutraalilta.

Yksinkertainen muistisääntö omien ideoiden puntarointiin: kysy itseltäsi, kuinka moni porukasta käyttäisi tätä, jos ei tietäisi kenen valinta se on. Jos vastaus vaatii pientä selittelyä, valintaa kannattaa miettiä vielä kertaan jos toiseenkin.

Saatavuutta mietitään liian myöhään

Toinen virhe on aloittaa lahjarumba liian myöhään. Henkilöstölahjan deadline on yleensä pikkujoulut eikä aatto, mikä siirtää päätöksiä vähintään kuukaudella aikaisemmaksi kuin muiden töiden lomassa tulee ehkä muistaneeksi.

Myöhäiseen venähtäneen päätöksen hinta ei ole vain kiire ja stressi. Kun kello käy ja aikaa on vähemmän, valinta tehdään sen perusteella, mitä on saatavilla, eikä sen perusteella, mikä istuisi omalle porukalle.

Kaikille ei löydy sopivaa vaihtoehtoa

Kolmas virhe on havahtua vasta jakohetkellä, että osalle lahja ei syystä tai toisesta sovi. Kiireessä tehdyt valinnat voivat saattaa lahjan saajan kiusalliseen tilanteeseen, jossa hän joutuu selittelemään, miksi lahja ei istu hänen arkeensa.

Virhe on vältettävissä helposti. Kuten todettua, kun tarjolla on useampi vaihtoehto, kukaan ei joudu kieltäytymään eikä selittämään, ja tavoite mukavasta pienestä muistamisesta takuulla täyttyy jokaisen mielissä.

Näin löydät sopivan joululahjan henkilöstölle

Neljä asiaa riittää, kun muistaminen pitää ratkaista koko porukkaa tyydyttävällä tavalla:

• Huomioi koko henkilöstö. Muistaminen koskee kaikkia samoin perustein — myös määräaikaisia, etätyöläisiä ja toisella paikkakunnalla olevia.

• Pidä ratkaisu mahdollisimman helppona. Yksi päätös ja yksi tilaus on parempi kuin kolmekymmentä erillistä valintaa.

• Mieti käytännöllisyyttä. Lahja, joka päätyy käyttöön, jättää pidemmän muistijäljen kuin lahja, joka päätyy kaapin perälle.

• Hyödynnä valmiiksi pureskeltua vaihtoehtojen valikoimaa. Kun vaihtoehdot on koottu valmiiksi samalle hintatasolle, työ on oikeastaan jo tehty siinä kohtaa puolestasi.

Loppujen lopuksi kyse ei ole täydellisen lahjan löytämisestä. Kyse on siitä, että kiitos kuluneesta vuodesta muuttuu tänä jouluna konkreettiseksi — ja että viesti "tehdään ensi vuodestakin hyvä, yhdessä" jalkautuu motivoivalla tavalla jokaiselle.

Katso joululahjat henkilöstölle ja valitse yrityksellesi sopivat vaihtoehdot. Yritysasiakkaana voit tilata yrityksen nimellä ja laskulle yritysmyynnin kautta.

Etsitkö lahjaa yhdelle ihmiselle etkä koko porukalle? Silloin oikea paikka on lahjaideat tai joululahjat ja joululahjaideat. Henkilöstölahjan säännöt eivät koske lahjaa, jonka annat itse.